Giáo án chuyên đề Tin học ứng dụng 12 kết nối Bài 3: Phân bổ nhân lực và kinh phí dự án

HOẠT ĐỘNG CỦA GV - HS

DỰ KIẾN SẢN PHẨM

Bước 1: GV chuyển giao nhiệm vụ học tập

- GV yêu cầu HS thảo luận theo nhóm 2 – 3 HS và trả lời các câu hỏi:

+ Theo em, việc phân bổ nhân lực và kinh phí trong hoạt động QLDA có vai trò gì?

+ Các phần mềm QLDA có thể giúp người dùng thực hiện việc phân bổ nhân lực và kinh phí không?

- GV giới thiệu cho HS các tính năng cơ bản của GanttProject trong hỗ trợ phân bổ nhân lực và kinh phí.

- GV yêu cầu HS tìm hiểu nội dung phần a, mục 1 SGK tr.16 – 18, thảo luận nhóm trả lời các câu hỏi sau:

+ Phân bổ nhân lực dự án là gì?

+ Trước khi phân bổ nhân lực trong GanttProject, người QLDA cần làm gì?

+ Các công việc phân bổ nhân lực trong GanttProject được thực hiện ở đâu?

- GV hướng dẫn HS cách phân bổ nhân lực trong GanttProject và đặt câu hỏi cho các nhóm thảo luận:

+ Theo em, kết quả khai báo thông tin và bố trí nhân sự trong hộp thoại Resources được hiển thị tại giao diện nào của phần mềm GanttProject?

- GV tiếp tục yêu cầu HS tìm hiểu nội dung phần b, mục 1 SGK tr.18, quan sát Hình 3.4, và thảo luận nhóm trả lời các câu hỏi sau:

+ GanttProject cung cấp tính năng phân bổ kinh phí cho các nhiệm vụ của dự án tại trang nào của hộp thoại Task Properties?

+ Việc phân bổ kinh phí cho các nhiệm vụ của dự án giúp ích cho người QLDA như thế nào?

- GV yêu cầu HS vận dụng kiến thức vừa tìm hiểu, trả lời câu hỏi Củng cố tr.18 – 19 SGK:

Quan sát Hình 3.1 và cho biết:

+ Vai trò của Học sinh 1 trong dự án là gì?

+ Tổng số ngày công Học sinh 1 đang được giao là bao nhiêu?

+ Học sinh 1 đang được giao những nhiệm vụ gì, tỉ lệ (%) tham gia ở mỗi nhiệm vụ là bao nhiêu?

+ Người QLDA có được giao cho Học sinh 1 một nhiệm vụ làm trong 3 ngày, bắt đầu từ ngày 10/10/2023 không? Tại sao?

Bước 2: HS thực hiện nhiệm vụ học tập

- HS tìm hiểu nội dung mục 1 SGK tr.16 – 18 sau đó trao đổi, thảo luận trả lời các câu hỏi mà GV đưa ra.

- GV quan sát và trợ giúp HS (nếu cần thiết).

Bước 3: Báo cáo kết quả hoạt động và thảo luận

- GV mời đại diện các nhóm báo cáo kết quả thảo luận.

- Các nhóm khác đưa ra ý kiến nhận xét.

Hướng dẫn trả lời câu hỏi Củng cố tr.18 – 19 SGK:

+ Vai trò của Học sinh 1 trong dự án là project manager (quản lí dự án).

+ Tổng số ngày công Học sinh 1 đang được giao là 7 ngày.

+ Những nhiệm vụ Học sinh 1 đang được giao và tỉ lệ (%) tham gia ở mỗi nhiệm vụ:

• Viết kịch bản (100%).

• Phát hành (100%).

+ Người QLDA không được giao cho Học sinh 1 một nhiệm vụ làm trong 3 ngày, bắt đầu từ ngày 10/10/2023. Vì Học sinh 1 nghỉ 3 ngày từ 10/10/2023 đến 12/10/2023 (Trang Day off).

Bước 4: Đánh giá kết quả, thực hiện nhiệm vụ học tập

- Từ kết quả thảo luận của nhóm, GV nhận xét, đánh giá quá trình HS thực hiện nhiệm vụ.

- GV chính xác hoá lại các nội dung kiến thức.

- GV chốt kiến thức trong Hộp kiến thức: 

• Phân bổ nhân lực và kinh phí là hoạt động QLDA nhằm đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả, đúng tiến độ và không vượt quá nguồn lực được giao.

• GanttProject hỗ trợ phân bổ nhân lực tại trang Assignments của hộp thoại Resources.

• GanttProject cũng hỗ trợ phân bổ nhân lực và kinh phí cho nhiệm vụ tại trang Resources của hộp thoại Task Properties.

• Thông tin về nguồn lực của dự án được hiển thị tại giao diện Biểu đồ nguồn lực.

- GV chuyển sang nội dung Thực hành.

1. PHÂN BỔ NHÂN LỰC VÀ KINH PHÍ VỚI GANTTPROJECT

- Vai trò: 

+ Phân công nhiệm vụ hợp lí sẽ giúp tối ưu hoá khả năng của nhân sự, giúp giảm thiểu tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt nguồn lực con người. 

Tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, giúp dự án tiến triển một cách suôn sẻ. 

+ Phân bổ kinh phí hợp lí cũng chính là tối ưu hoá sử dụng nguồn lực. Tất cả những nguồn lực này cần được phân bổ sao cho đủ, đúng và xử lí kịp thời những vấn đề phát sinh. 

Ví dụ: Trong dự án Xây dựng video kỉ yếu, nhiệm vụ quay phim cần nhiều nhân sự hơn dự kiến, nhiệm vụ chụp ảnh cần nhiều kinh phí hơn dự kiến  Người QLDA cần phải có sự điều chỉnh hợp lí và kịp thời để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ.

- Các phần mềm QLDA:

+ Đều có tính năng giúp người dùng thực hiện việc phân bổ nhân lực và kinh phí, cũng như hiển thị các thông tin của dự án một cách trực quan.

+ Đồng thời cũng đưa ra một số cảnh báo về tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt nguồn lực. Tuy nhiên, cách xử lí và lựa chọn giải pháp phù hợp với tình huống hoàn toàn phụ thuộc vào sự hiểu biết, kinh nghiệm và kiến thức của người QLDA, cũng như các yếu tố thực tiễn của dự án đang thực hiện.

- Một số tính năng hỗ trợ việc phân bổ nhân lực và kinh phí của GanttProject:

a) Phân bổ nhân lực trong GanttProject

- Phân bổ nhân lực dự án là việc phân công người thực hiện các nhiệm vụ trong dự án. 

- Trước khi phân bổ nhân lực, cần khai báo thông tin người thực hiện dự án vào phần mềm. 

- Trong GanttProject, các công việc phân bổ nhân lực được thực hiện tại các trang của hộp thoại Resources (các nguồn lực):

+ Trang General: Cập nhật thông tin chung của nhân sự thực hiện dự án.

Hình 3.1a. Trang General

• Tên (Name).

• Số điện thoại (Phone).

• Địa chỉ thư điện tử (Mail).

• Vai trò mặc định của nhân sự đó trong dự án (Default role).

• Định mức tiền công (Standard rate). 

• Hai số liệu mà phần mềm sẽ tự động tính toán là Tổng chi phí phải trả cho nhân sự (Total Cost) và Tổng thời gian (số ngày công) (Total Load) mà nhân sự đó thực hiện trong cả dự án.

+ Trang Days off: Cập nhật thông tin về ngày nghỉ của nhân sự giúp người QLDA tránh giao việc vào những ngày nghỉ đã xác định trước.

Hình 3.1b. Trang Days off

+ Trang Assignments: Giao nhiệm vụ hoặc huỷ giao nhiệm vụ cho nhân sự. 

Hình 3.1c. Trang Assignments

• Chọn tên nhiệm vụ để giao (Task name). 

• Nhập vào tỉ lệ (%) phân bổ nhân sự tham gia vào nhiệm vụ đó (Unit).

- Kết quả khai báo thông tin và bố trí nhân sự trong hộp thoại Resources sẽ được hiển thị tại Biểu đồ nguồn lực của phần mềm GanttProject: 

Hình 3.2. Giao diện Biểu đồ nguồn lực

Trong đó:

+ Phần bên trái là danh sách nhân sự của dự án (có thể tuỳ chỉnh số lượng cũng như độ rộng của các cột thông tin), gồm:

(1) Tên nhân sự.

(2) Danh sách các nhiệm vụ được giao cho nhân sự.

(3) Địa chỉ thư điện tử của nhân sự.

(4) Tổng số ngày công nhân sự thực hiện trong dự án.

+ Phần bên phải là biểu đồ gồm các hình chữ nhật biểu diễn khoảng thời gian mà nhiệm vụ được thực hiện bởi nhân sự:

(5) Thời gian thực hiện nhiệm vụ Viết kịch bản của Học sinh 1.

(6) Thời gian thực hiện nhiệm vụ Phát hành của Học sinh 1.

(7) Tổng hợp thời gian thực hiện các nhiệm vụ Học sinh 1 được giao trong dự án.

(8) Tổng hợp thời gian thực hiện các nhiệm vụ Học sinh 3 được giao trong dự án. Hình chữ nhật này có màu đỏ và hiển thị số 200%. Đây là đánh dấu của phần mềm về việc: trong khoảng thời gian này, Học sinh 3 đang bị giao nhiệm vụ ở mức 200%.

Ý nghĩa màu của các hình chữ nhật trong biểu đồ được giải thích trong hộp thoại Gantt chart settings. GanttProject cho phép thay đổi các quy ước màu này.

Hình 3.3. Màu biểu đồ và ý nghĩa

- Có thể giao nhiệm vụ cho nhân sự tại:

+ Trang Assignments trong hộp thoại Resources.

+ Trang Resources của hộp thoại Task Properties thông qua tính năng bố trí nhân lực cho nhiệm vụ.

b) Phân bổ kinh phí

- GanttProject cung cấp tính năng phân bổ kinh phí cho các nhiệm vụ của dự án tại ô Set explicitly trong trang Resources của hộp thoại Task Properties:

Hình 3.4. Trang Resources của hộp thoại Properties for Thu thập tư liệu ảnh

- Khi kinh phí cho từng nhiệm vụ được phân bổ, người QLDA sẽ có thông tin chính xác hơn về tài chính cần thiết cho dự án. 

Giúp họ dễ dàng theo dõi, so sánh giữa kinh phí thực tế và kinh phí dự kiến, từ đó đưa ra các quyết định quản lí và điều chỉnh kế hoạch dự án một cách hiệu quả.