Giáo án điện tử chuyên đề tin học ứng dụng 12 kết nối bài 5: Tăng năng suất làm việc với phần mềm quản lí dự án

NHIỆT LIỆT CHÀO ĐÓN CÁC EM

ĐẾN VỚI BÀI HỌC MÔN TIN!

Chuyên đề Tin học ứng dụng 12

KHỞI ĐỘNG

Trong dự án Xây dựng video kỉ yếu lớp 12A1, việc chụp ảnh, quay phim là các nhiệm vụ nhằm thu thập dữ liệu đầu vào để dựng phim. Các bạn muốn lưu trữ, chia sẻ dữ liệu này cũng như các dữ liệu khác của dự án để các thành viên dễ dàng sử dụng khi cần thiết. Mặt khác, mỗi tuần, trưởng nhóm cần báo cáo trước lớp về tình hình thực hiện dự án. Việc chuẩn bị báo cáo cũng đòi hỏi thời gian và công sức thực hiện.

Bài học giúp chúng ta tìm hiểu cách GanttProject hỗ trợ người dùng thực hiện các nhiệm vụ này.

Em hãy mô tả những việc phải làm trong QLDA được đề cập đến tại hoạt động Khởi động.

Thu thập dữ liệu

Quay phim, chụp ảnh để tiến hành dựng phim.

Các việc cần làm

Lưu trữ, chia sẻ dữ liệu

Để các thành viên trong nhóm dễ dàng truy cập, sử dụng tài liệu khi cần thiết.

Báo cáo tình hình thực hiện

Trưởng nhóm chuẩn bị báo cáo và trình bày trước lớp để thầy/cô nắm được tiến độ thực hiện dự án của mỗi nhóm.

• Chia sẻ dữ liệu và chuẩn bị báo cáo là những công việc thông thường mà một người quản lí dự án cần làm.
• Những việc này nếu có sự hỗ trợ của phần mềm quản lí dự án sẽ giúp tăng năng suất làm việc.

BÀI 5: TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÍ DỰ ÁN

02

Tăng năng suất làm việc với Granttproject

• Chia sẻ dữ liệu
• Chuẩn bị báo cáo

Thực hành

• Chia sẻ dữ liệu trong nhóm
• Tạo báo cáo tự động
• Tổng kết tính ưu việt của việc sử dụng phần mềm QLDA

01

TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC VỚI GRANTTPROJECT

Các phần mềm hỗ trợ QLDA đều cung cấp những tính năng nhằm hỗ trợ người dùng tăng năng suất làm việc như:

Đây là những tính năng hữu ích giúp người QLDA có cái nhìn tổng thể về tình hình công việc chung cũng như cập nhật thông tin để làm báo cáo.

Truy xuất các thông tin về dự án

Cho phép chia sẻ dữ liệu

a) Chia sẻ dữ liệu

THẢO LUẬN NHÓM

Hãy kể một vài tình huống cần chia sẻ dữ liệu mà em đã gặp trong quá trình làm việc nhóm hoặc thực hiện một dự án nào đó. Từ đó, theo em, việc chia sẻ dữ liệu trong QLDA có vai trò như thế nào đối với dự án?

Phần mềm GanttProject hỗ trợ chia sẻ dữ liệu như thế nào?

Em hãy nêu một vài công cụ và phương pháp có thể được sử dụng để chia sẻ dữ liệu trong nhóm dự án.

Các phần mềm QLDA hiện nay thường được phát triển trên nền tảng web hoặc sử dụng lưu trữ đám mây, đảm bảo các quy tắc về bảo mật.

Tăng cường khả năng truy cập thông tin về kế hoạch, tiến độ, tài liệu và dữ liệu chi tiết của dự án.

Hỗ trợ tính tương tác và hợp tác giữa các nhóm làm việc.

Dễ dàng quản lí tài nguyên như nguyên vật liệu, thiết bị và nhân lực.

Vai trò của việc chia sẻ dữ liệu trong QLDA

Phiên bản GanttProject sử dụng để thực hành trong chuyên đề này chưa hỗ trợ dịch vụ đám mây miễn phí.

Ta có thể chia sẻ dữ liệu dự án bằng cách sử dụng một dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí:

Cách chia sẻ dữ liệu bằng Google Drive:

Người QLDA tạo ra các thư mục dùng chung của dự án trên Google Drive, phân quyền truy cập, chỉnh sửa phù hợp cho các thành viên dự án.

Bước 1:

Thực hiện kết nối từng nhiệm vụ với thư mục dữ liệu liên quan tại trang General trong hộp thoại Task Properties.

Bước 2:

Một số công cụ và phương pháp có thể được sử dụng để chia sẻ dữ liệu trong nhóm dự án

Thư điện tử

Hội thảo trực tuyến

Các nền tảng làm việc nhóm

b) Chuẩn bị báo cáo

Tiếp tục thảo luận theo nhóm và trả lời các câu hỏi:

Báo cáo thông tin về một dự án gồm những thông tin cơ bản gì?

Theo em, vai trò của việc thực hiện báo cáo là gì?

Phần mềm GanttProject hỗ trợ tạo báo cáo như thế nào?

Việc thực hiện các báo cáo định kì, báo cáo tổng kết là một trong những yêu cầu quan trọng trong hoạt động QLDA.

Báo cáo thông tin về một dự án gồm những thông tin cơ bản như:

Tiến độ

Nhân sự

Kinh phí

Kiểm soát được các rủi ro của dự án.

Giúp xác định những thay đổi cần thiết để hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch ban đầu một cách hiệu quả và tiết kiệm các nguồn lực.

Vai trò của việc thực hiện báo cáo:

GanttProject cung cấp tính năng tạo báo cáo tự động, giúp người QLDA có thể tạo ra báo cáo dưới các định dạng phổ biến (tệp .html hoặc pdf, tệp ảnh .png, tệp bảng tính .csv hoặc .xls) một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Hình 5.3 là một số hình ảnh từ báo cáo được GanttProject xuất tự động dạng tệp .pdf.

Ví dụ

a)

b)

Hình 5.3. Báo cáo tự động Granttproject

Câu hỏi và bài tập củng cố (SGK - tr.28)

Câu 1. Lấy một ví dụ để cho thấy chia sẻ dữ liệu giúp làm tăng năng suất làm việc của nhóm dự án.

Việc chia sẻ

dữ liệu trong dự án Xây dựng Website Lớp 12A1

Các thành viên có thể truy cập và làm việc trên cùng một bộ tài liệu và tài nguyên, giúp tiết kiệm thời gian.

Các thành viên dễ dàng trao đổi thông tin.

Dữ liệu luôn được lưu trữ và đồng bộ nên tránh sự mất mát thông tin.

Câu 2. Tại sao cần báo cáo dự án định kì?

Sự cần thiết của báo cáo dự án định kì:

Giúp người QLDA cũng như các thành viên dự án có các thông tin tổng thể về dự án như tiến độ, nhân sự hay kinh phí,... một cách kịp thời.

Giúp kiểm soát được các rủi ro của dự án, xác định những thay đổi cần thiết để hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch ban đầu một cách hiệu quả và tiết kiệm các nguồn lực.

02

THỰC HÀNH

Chia sẻ dữ liệu trong nhóm

Yêu cầu: Tạo các thư mục dữ liệu dùng chung của dự án trên Google Drive và sao chép đường liên kết của từng thư mục với các nhiệm vụ liên quan trong dự án (Bảng 5.1).

NHIỆM VỤ 1:

Bảng 5.1. Danh sách nhiệm vụ và thư mục dữ liệu

01

02

03

04

Tạo thư mục Dự án Xây dựng video kỉ yếu lớp 12A1 trong Google Drive của em. Sau đó, lần lượt tạo các thư mục như trên Bảng 5.1.

Khởi động phần mềm GanttProject.

Mở tệp dự án Video kỉ yếu.gan.

Tạo kết nối.

Hướng dẫn:

Trong giao diện biểu đồ Gantt, nháy đúp chuột vào tên nhiệm vụ để mở hộp thoại Task Properties.

Sao chép đường dẫn của thư mục tương ứng trong Google Drive.

Dán vào ô Web Link trong trang General hộp thoại Task Properties.

Thực hiện với từng nhiệm vụ trong Bảng 5.1:

Chọn OK để lưu và đóng hộp thoại.

Nháy chuột vào biểu tượng để kiểm tra kết nối.

Tạo báo cáo tự động

NHIỆM VỤ 2:

Tạo báo cáo dự án tự động dạng .pdf bằng GanttProject. Lưu ý rằng, trước khi tạo báo cáo, tiến độ thực hiện các nhiệm vụ phải được cập nhật như Nhiệm vụ 3 của Bài 4.

Yêu cầu:

Căn chỉnh các cột của Danh sách nhiệm vụ và Danh sách nguồn lực.

Bước 1:

Xuất báo cáo tự động.

Bước 2:

Hướng dẫn:

--------------- Còn tiếp ---------------