Nội dung chính Tin học 11 theo định hướng Tin học ứng dụng cánh diều Chủ đề F(ICT) Bài 4: Tạo và sử dụng biểu mẫu

BÀI 4. TẠO VÀ SỬ DỤNG BIỂU MẪU

1. TẠO BIỂU MẪU TRONG ACCESS

a) Các loại biểu mẫu

Biểu mẫu một bản ghi và biểu mẫu nhiều bản ghi

- Biểu mẫu một bản ghi: Tại một thời điểm, nó hiển thị một bản ghi. Thông thường, các tên trường ở bên trái và ô để nhập, hiển thị dữ liệu kề bên phải.

- Biểu mẫu nhiều bản ghi: Hiển thị nhiều bản ghi cùng một lúc, mỗi bản ghi trên một hàng ngang, các trường là các cột, nhìn tương tự như một phần của bảng dữ liệu.

Biểu mẫu tách đôi

- Vùng hiển thị biểu mẫu được chia làm hai nửa, theo chiều dọc hoặc chiều ngang.

Biểu mẫu có kết buộc với bảng và biểu mẫu không kết buộc

- Biểu mẫu có kết buộc (bound): Các mục dữ liệu hiển thị trong biểu mẫu kết buộc trực tiếp với các trường trong bảng CSDL. Có thể dùng để nhập, chỉnh sửa, xem dữ liệu…

- Biểu mẫu không kết buộc (unbound): không dùng để nhập, chỉnh sửa dữ liệu.

b) Tạo biểu mẫu

Hướng dẫn tạo nhanh một số biểu mẫu có kết buộc với một bảng

- Đánh dấu chọn một bảng hay truy vấn trong vùng điều hướng.

Tạo biểu mẫu một bản ghi

Bước 1. Nháy chuột chọn Create\Form sẽ tạo biểu mẫu một bản ghi gồm tất cả các trường. Access tự động đặt một tên tạm dựa trên tên bảng.

Bước 2. Sửa lại tên biểu mẫu (nếu cần) trước khi ghi lưu. Nên đặt tên gợi nhớ nội dung biểu mẫu là gì.

Sau khi đặt tên và ghi lưu, biểu mẫu sẽ xuất hiện trong vùng điều hướng.

Tạo biểu mẫu nhiều bản ghi

Bước 1. Nháy chuột chọn Create\More Forms sẽ thả xuống một danh sách chọn, sau đó nháy chuột:

+ Chọn Multiple Items sẽ tạo ra một biểu mẫu nhiều bản ghi.

+ Chọn Datasheet sẽ tạo ra một biểu mẫu nhiều bản ghi nhưng có dạng như khung nhìn bảng dữ liệu.

+ Chọn Split Form sẽ tạo ra biểu mẫu tách đôi.

Bước 2. Sửa lại tên biểu mẫu (nếu cần) và ghi lưu.

Hướng dẫn tạo biểu mẫu bằng Form Wizard

Chọn Create\Form Wizard, thực hiện quy trình 3 bước chính như sau:

Bước 1. Chọn các trường dữ liệu. Hộp thoại đầu tiên mở ra để chọn các trường dữ liệu sẽ hiển thị trên biểu mẫu. Các trường này có thể lấy từ các bảng hoặc truy vấn. Thao tác tương tự nhau:

1) Từ danh sách thả xuống Tables/Queries cần chọn tên bảng/truy vấn. Danh sách các trường có sẵn Available Fields hiển thị trong khoang dưới.

2) Chọn tên trường, nháy dấu “>” để chuyển sang hộp thoại Selected Fields.

3) Có thể nháy dầu “>>” để di chuyển tất cả các trường cùng lúc.

4) Nháy Next khi đã chọn xong tất cả các trường dữ liệu muốn có.

Bước 2. Chọn kiểu trình bày biểu mẫu. Hộp thoại tiếp theo của tiện ích tạo biểu mẫu sẽ yêu cầu chọn kiểu trình bày. Có 4 kiểu: columnar (mặc định, hay dùng nhất), tabular, datasheet, justified. Có thể chọn và xem trước và đổi sang kiểu khác bằng cách nhất nút “<back” để quay lại.

Bước 3. Chọn Finish để kết thúc và ghi lưu. Có thể đổi tên nếu cần.

2. BIỂU MẪU PHÂN CẤP VÀ BIỂU MẪU ĐỒNG BỘ HÓA

Hướng dẫn tạo biểu mẫu phân cấp và biểu mẫu đồng bộ hóa bằng Form Wizard

Bước 1. Chọn các trường dữ liệu từ cả hai, bảng mẹ và bảng con, trước khi nháy chọn Next. Tiện ích tạo biểu mẫu sẽ nhận biết và yêu cầu lựa chọn biểu mẫu chính và biểu mẫu con lệ thuộc.

Bước 2. Chọn biểu mẫu chính: Nháy chuột chọn tên bảng nguồn dữ liệu chính. Khung hình sẽ đưa ra câu hỏi để chọn tạo biểu mẫu

1) Form with subform(s): Tạo biểu mẫu đồng bộ hóa.

2) Linked forms: Tạo biểu mẫu phân cấp.

Bước 3. Đánh dấu lựa chọn 1). Hộp thoại tiếp theo sẽ hỏi cách trình bày biểu mẫu con. Đánh dấu chọn theo mong muốn.

Tiếp theo, thực hiện tương tự như Bước 2 và Bước 3 trong quy trình thao tác làm biểu mẫu bằng Form Wizard.

3. SỬ DỤNG BIỂU MẪU ĐỂ NHẬP HOẶC XEM DỮ LIỆU

- Mở biểu mẫu trong khung nhìn biểu mẫu (Form View) để nhập hoặc xem dữ liệu.

- Chú ý ở góc dưới bên trái:

+ Có hộp hiển thị số thứ tự bản ghi đang xử lí.

+ Có các nút điều hướng quen thuộc: lùi, tiến, nhảy tới bản ghi cuối cùng, hiển thị một biểu mẫu trống để bắt đầu nhập dữ liệu cho bản ghi mới.

+ Có hộp Search để tìm kiếm.

Sắp xếp các bản ghi theo giá trị một trường

Bước 1. Chọn cột hay ô dữ liệu trong cột đó.

Bước 2. Chọn Home sau đó chọn nhóm Sort & Filter.

Bước 3. Chọn Ascending hay Descending rồi quan sát kết quả.

Bước 4. Chọn Save trong thanh công cụ nhanh Quick Access Toolbar.

- Để gỡ bỏ không sắp thứ tự nữa, nháy chuột vào Remove Sort.

- Việc sắp thứ tự nhiều mức, lần lượt theo vài cột phức tạp hơn, cần sử dụng nút lệnh Advanced trong nhóm lệnh Sort & Filter.

Lọc các bản ghi

Bước 1. Nháy chuột vào dấu trỏ xuống cạnh tên cột muốn lọc; xuất hiện danh sách thả xuống các hộp đánh dấu chọn.

Bước 2. Đánh dấu chọn những gì bạn muốn xuất hiện. Sau đó, chọn OK.

4. THỰC HÀNH TẠO VÀ SỬ DỤNG BIỂU MẪU

Nhiệm vụ 1. Tạo biểu mẫu để nhập dữ liệu vào bảng Mượn-Trả sách

Thao tác:

- Mở hoặc đánh dấu chọn bảng Mượn-Trả.

- Chọn các lệnh Create\More Forms\Multiple Items.

Nhiệm vụ 2. Tạo biểu mẫu để tìm mượn sách

Thao tác:

- Tạo biểu mẫu nhiều bản ghi lấy dữ liệu từ bảng Sách theo hướng dẫn tương tự như trong Nhiệm vụ 1.

- Sắp xếp thứ tự theo Tên sách.

- Lọc theo cột Sẵn có.

- Ghi lưu với tên Sách - Multi.

Nhiệm vụ 3. Sử dụng biểu mẫu để nhập dữ liệu

1. Các trường Số thẻ và Mã sách có kiểu dữ liệu từ tra cứu (lookup). Chỉ cần chọn trong danh sách tra cứu. Nếu muốn thêm bạn đọc mới hay sách mới thì trước đó phải bổ sung thêm vào bảng Bạn Đọc, bảng Sách.

2. Cần nhập một số bản ghi đã có cả Ngày mượn, Ngày trả; một số khác chỉ có Ngày mượn, để trồng Ngày trả. Trình tự Ngày mượn phù hợp với thực tế, tức là muộn dần.

3. Dữ liệu nhập vào không được trái với thực tế (logic nghiệp vụ): một cuốn sách đang được mượn chưa trả thì ở các bản ghi dưới, muộn hơn, không thể cho mượn.

=> Kết luận:

- Biểu mẫu dùng để nhập và xem dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng; có thể hiển thị một bản ghi hay nhiều bản ghi; có thể trình bày tách đôi thành hai phần.

- Nút lệnh Form để tạo nhanh biểu mẫu nhưng không cho phép tuỳ biến.

- Tiện ích tạo biểu mẫu Form Wizard hỗ trợ tạo các loại biểu mẫu tuỳ biến theo yêu cầu sử dụng.