Giáo án chuyên đề Tin học ứng dụng 12 kết nối Bài 4: Quản lí tiến độ dự án

HOẠT ĐỘNG CỦA GV - –S

DỰ KIẾN SẢN PHẨM

Bước 1: GV chuyển giao nhiệm vụ học tập

- GV chia lớp thành 3 – 4 nhóm học tập và nêu câu hỏi cho các nhóm thảo luận:

+ Quản lí tiến độ dự án là gì?

+ Quản lí tiến độ dự án bao gồm những công việc chính nào?

+ Theo em, vì sao người QLDA cần phải theo dõi, kiểm soát được tiến độ và phân tích tình hình thực hiện trong suốt quá trình diễn ra dự án?

- GV giới thiệu cho HS về biểu đồ Gantt hỗ trợ quản lí tiến độ dự án.

- GV tiếp tục đặt câu hỏi cho các nhóm thảo luận:

+ Em hãy quan sát Hình 4.1, Hình 4.2 và mô tả biểu đồ Gantt của dự án Xây dựng Video kỉ yếu lớp 12A1.

+ Người dùng có thể thực hiện những thao tác gì với biểu đồ Gantt?

- GV yêu cầu HS vận dụng kiến thức vừa tìm hiểu, trả lời câu hỏi Củng cố tr.23 SGK:

Quan sát Biểu đồ Gantt của dự án Xây dựng Video kỉ yếu lớp 12A1 tại Hình 4.1 và cho biết:

+ Nhiệm vụ nào có số ngày dự kiến cần thiết để thực hiện ít nhất?

+ Tỉ lệ hoàn thành của nhiệm vụ Viết kịch bản là bao nhiêu phần trăm?

+ Nhiệm vụ nào đã hoàn thành trước hạn so với dự kiến?

+ Nhiệm vụ nào đang có ngày kết thúc muộn hơn so với dự kiến?

+ Nhiệm vụ nào đang có ngày bắt đầu muộn hơn so với dự kiến?

Bước 2: HS thực hiện nhiệm vụ học tập

- HS tìm hiểu nội dung mục 1 SGK tr.21 – 22 sau đó trao đổi, thảo luận trả lời các câu hỏi mà GV đưa ra.

- GV quan sát và trợ giúp HS (nếu cần thiết).

Bước 3: Báo cáo kết quả hoạt động và thảo luận

- GV mời đại diện các nhóm báo cáo kết quả thảo luận.

- Các nhóm khác đưa ra ý kiến nhận xét.

Hướng dẫn trả lời câu hỏi Củng cố tr.23 SGK:

+ Nhiệm vụ Phát hành có số ngày dự kiến cần thiết để thực hiện ít nhất.

+ Tỉ lệ hoàn thành của nhiệm vụ Viết kịch bản là 90%.

+ Nhiệm vụ Thu thập tư liệu hình ảnh, video đã hoàn thành trước hạn so với dự kiến.

+ Nhiệm vụ Biên tập đang có ngày kết thúc muộn hơn so với dự kiến.

+ Nhiệm vụ Phát hành đang có ngày bắt đầu muộn hơn so với dự kiến.

Bước 4: Đánh giá kết quả, thực hiện nhiệm vụ học tập

- Từ kết quả thảo luận của nhóm, GV nhận xét, đánh giá quá trình HS thực hiện nhiệm vụ.

- GV chính xác hoá lại các nội dung kiến thức.

- GV chốt kiến thức trong Hộp kiến thức: 

Tại giao diện biểu đồ Gantt của phần mềm GanttProject, người dùng có thể QLDA theo tiến độ, cụ thể:

• Thiết lập đường cơ sở (Baseline). Chọn ẩn hoặc hiển thị Baseline.

• Thực hiện các thao tác QLDA như thay đổi lịch trình nhiệm vụ, cập nhật tiến độ thực tế của nhiệm vụ.

• Theo dõi tiến độ thực tế của dự án, so sánh với tiến độ dự kiến ban đầu.

- GV chuyển sang nội dung Thực hành.

1. QUẢN LÍ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN VỚI GANTTPROJECT

- Khái niệm: Quản lí tiến độ dự án là quá trình theo dõi nhằm đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn. 

- Các công việc chính của quản lí tiến độ dự án: 

+ Xác định tiến độ dự kiến.

+ Theo dõi thực hiện.

+ So sánh tiến độ dự kiến với tiến độ thực tế.

+ Tiến hành điều chỉnh các nhiệm vụ để đảm bảo hoàn thành dự án đúng theo kế hoạch.

- Trong suốt quá trình diễn ra dự án, người QLDA cần theo dõi, kiểm soát được tiến độ và phân tích tình hình thực hiện để: 

+ Đưa ra những thay đổi hợp lí. 

+ Giúp cho việc thực hiện kế hoạch không gặp nhiều khó khăn. 

+ Loại bỏ được những rủi ro và linh hoạt hơn trong xử lí các tình huống.

- Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ hữu ích giúp các nhà QLDA trong quản lí tiến độ:

+ Đây là một biểu đồ dạng thanh, mỗi nhiệm vụ được biểu diễn bằng một thanh ngang song song với trục thời gian. 

+ Vị trí và độ dài của thanh phản ánh thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời lượng cần để hoàn thành nhiệm vụ. 

+ Biểu đồ Gantt giúp dễ dàng nhận biết được lịch trình và thời gian hoàn thành không chỉ của từng nhiệm vụ, mà còn hiển thị mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ của dự án.

+ Trong số các nhiệm vụ của dự án, có những nhiệm vụ được gọi là nhiệm vụ găng (critical task). Đây là những nhiệm vụ không được phép trì hoãn. Chuỗi các nhiệm vụ găng tạo thành đường găng (critical path), xác định thời gian ngắn nhất cần thiết để hoàn thành dự án. Việc kéo dài thời gian thực hiện bất kì nhiệm vụ găng nào cũng làm cho tiến độ hoàn thành dự án bị kéo dài theo.

- Ví dụ về biểu đồ Gantt của dự án Xây dựng Video kỉ yếu lớp 12A1:

Hình 4.1. Biểu đồ Gantt của một dự án

+ Trong biểu đồ này:

• Mỗi thanh ngang ứng với một nhiệm vụ của dự án. 

• Phía trên mỗi thanh ngang là tên nhiệm vụ. 

• Bên dưới thanh ngang là danh sách nhân sự thực hiện. 

• Bên phải thanh ngang là tiến độ thực tế (% hoàn thành) của nhiệm vụ. Tiến độ thực tế này được biểu diễn bằng đường màu đen ở giữa thanh ngang. 

• Các nhiệm vụ găng sẽ được đánh dấu sọc chéo (khi chọn chế độ hiển thị đường găng). Tính năng hiển thị đường găng của GanttProject giúp người QLDA dễ dàng hơn trong việc ra các quyết định liên quan đến thay đổi lịch trình nhiệm vụ.

• Các đường xuất hiện ngay phía dưới mỗi thanh ngang nhiệm vụ là các đường cơ sở (Baseline) với quy ước:

• Đường màu xanh lá cây: Thể hiện nhiệm vụ được hoàn tất trước thời hạn.

• Đường màu đỏ: Thể hiện nhiệm vụ hoàn thành quá hạn.

+ Người dùng có thể: 

• Tuỳ chỉnh số lượng và vị trí các thông tin trên biểu đồ Gantt. 

• Thực hiện các thao tác QLDA như thay đổi lịch trình nhiệm vụ, cập nhật tiến độ thực tế của nhiệm vụ. 

• Lưu lại hình ảnh về tiến độ dự kiến theo kế hoạch ban đầu của dự án bằng cách thiết lập đường Baseline. Thông thường, một Baseline được tạo ngay sau khi thiết lập dự án và tiến độ dự kiến của từng nhiệm vụ, làm cơ sở để so sánh với tiến độ thực tế trong quá trình QLDA. Có thể tuỳ chỉnh màu của Baseline bằng hộp thoại Edit baselines:

Hình 4.2. Hộp thoại Edit baselines

HOẠT ĐỘNG CỦA GV - –S

DỰ KIẾN SẢN PHẨM

Nhiệm vụ 1: Thiết lập các thông số trên biểu đồ Gantt

Bước 1: GV chuyển giao nhiệm vụ học tập

- GV yêu cầu HS đọc kĩ yêu cầu của Nhiệm vụ 1 SGK tr.23 và thực hành cá nhân theo hướng dẫn.

Yêu cầu: Tuỳ chỉnh số lượng và vị trí các thông tin trên biểu đồ Gantt theo mẫu tại Hình 4.1.

Hướng dẫn:

Khởi động phần mềm GanttProject.

Mở tệp dự án Video kỉ yếu.gan đã tạo ở Bài 1. 

Mở giao diện Biểu đồ Gantt.

Tuỳ chỉnh số lượng và vị trí các thông tin trên biểu đồ Gantt.

+ Nháy nút phải chuột vào màn hình bên phải chứa biểu đồ Gantt  chọn Chart Options. 

+ Thực hiện các thao tác sau trên hộp thoại Gantt Chart Settings:

• Mục Grid details: Tích vào Yes tại các lựa chọn:

• Show today as red line: Đánh dấu ngày hôm nay bằng đường màu đỏ.

• Project start/end dates: Đánh dấu ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án.

• Mục Task details: Lựa chọn thông tin và vị trí xuất hiện của chúng đối với thanh nhiệm vụ theo thời gian như sau:

• Above: Chọn Task name → hiển thị tên nhiệm vụ ở phía trên.

• Below: Chọn Assigned resources → hiển thị nguồn lực được giao ở phía dưới.

• Right: Chọn Task progress → hiển thị tiến độ thực tế (% hoàn thành) của

nhiệm vụ ở bên phải.

• Nháy chọn OK để lưu.

Kiểm tra kết quả.

+ Quan sát biểu đồ Gantt vừa chỉnh sửa các thông số hiển thị.

+ So sánh với biểu đồ ở Hình 4.1.

+ Chỉnh sửa lại các thông số nếu cần.

Bước 2: HS thực hiện nhiệm vụ học tập

- HS tiếp nhận và thực hiện theo đúng hướng dẫn để hoàn thành Nhiệm vụ 1.

- Trong quá trình HS thực hành, GV quan sát, hỗ trợ, giải đáp các vướng mắc của HS.

- Khuyến khích HS tự tìm hiểu, khắc phục các lỗi (nếu có) khi sử dụng phần mềm.

Bước 3: Báo cáo kết quả hoạt động và thảo luận

- Nếu HS có vướng mắc trong quá trình thực hành, GV yêu cầu HS thảo luận, tìm giải pháp khắc phục. 

- HS báo cáo, chia sẻ giải pháp tìm được.

Bước 4: Đánh giá kết quả, thực hiện nhiệm vụ học tập

- GV nhận xét, kiểm tra kết quả thực hiện Nhiệm vụ 1 của HS.

- Nhiệm vụ 1 được gọi là hoàn thành khi giao diện biểu đồ Gantt được hiển thị như Hình 4.1.

2. THỰC HÀNH 

Nhiệm vụ 1: Thiết lập các thông số trên biểu đồ Gantt

HS khởi động được phần mềm GanttProject.

HS mở được tệp dự án Video kỉ yếu.gan đã tạo ở Bài 1. 

HS mở giao diện Biểu đồ Gantt.

HS thực hiện tuỳ chỉnh số lượng và vị trí các thông tin trên biểu đồ Gantt.

HS kiểm tra kết quả.

Hình 4.1. Biểu đồ Gantt của một dự án

Nhiệm vụ 2:Điều chỉnh thời gian thực hiện nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt

Bước 1: GV chuyển giao nhiệm vụ học tập

- GV yêu cầu HS đọc kĩ yêu cầu của Nhiệm vụ 2 SGK tr.24 và thực hành cá nhân theo hướng dẫn.

Yêu cầu: Thao tác trên phần mềm QLDA để điều chỉnh dự án theo các tình huống xảy ra trong thực tiễn.

Tình huống: Nhiệm vụ Thu thập tư liệu ảnh và Thu thập tư liệu video đều hoàn thành sớm hơn một ngày so với dự kiến ban đầu, do đó cần điều chỉnh lại ngày kết thúc của hai nhiệm vụ này. Như vậy, nhiệm vụ Dựng phim có thể bắt đầu sớm lên một ngày. Cần thực hiện các điều chỉnh này trên phần mềm QLDA. Để dễ dàng theo dõi tiến độ thực tế của dự án và so sánh với tiến độ dự kiến theo kế hoạch ban đầu, chúng ta sẽ thiết lập một Baseline trước khi thực hiện các điều chỉnh này trên biểu đồ Gantt.

Hướng dẫn:

………………

Nhiệm vụ 2: Điều chỉnh thời gian thực hiện nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt

HS thực hiện thiết lập Baseline.

Hình 4.3. Các thao tác tạo Baseline

HS thực hiện điều chỉnh ngày kết thúc nhiệm vụ Thu thập tư liệu ảnh.

Hình 4.4. Thao tác điều chỉnh ngày kết thúc nhiệm vụ 

HS thực hiện điều chỉnh ngày bắt đầu của các nhiệm vụ còn lại.

HS thực hiện điều chỉnh ngày bắt đầu nhiệm vụ Dựng phim.

Hình 4.5. Thao tác điều chỉnh ngày 
bắt đầu nhiệm vụ

………………