Giáo án chuyên đề Tin học ứng dụng 12 kết nối Bài 5: Tăng năng suất làm việc với phần mềm quản lí dự án

HOẠT ĐỘNG CỦA GV - HS

DỰ KIẾN SẢN PHẨM

Bước 1: GV chuyển giao nhiệm vụ học tập

- GV chia lớp thành 3 – 4 nhóm học tập và nêu câu hỏi cho các nhóm thảo luận:

+ Hãy kể một vài tình huống cần chia sẻ dữ liệu mà em đã gặp trong quá trình làm việc nhóm hoặc thực hiện một dự án nào đó. Từ đó, theo em, việc chia sẻ dữ liệu trong QLDA có vai trò như thế nào đối với dự án?

+ Phần mềm GanttProject hỗ trợ chia sẻ dữ liệu như thế nào?

+ Em hãy nêu một vài công cụ và phương pháp có thể được sử dụng để chia sẻ dữ liệu trong nhóm dự án. 

Bước 2: HS thực hiện nhiệm vụ học tập

- HS tìm hiểu nội dung mục 1a SGK tr.26 sau đó trao đổi, thảo luận trả lời các câu hỏi mà GV đưa ra.

- GV quan sát và trợ giúp HS (nếu cần thiết).

Bước 3: Báo cáo kết quả hoạt động và thảo luận

- GV mời đại diện các nhóm báo cáo kết quả thảo luận.

- Các nhóm khác đưa ra ý kiến nhận xét.

Bước 4: Đánh giá kết quả, thực hiện nhiệm vụ học tập

- Từ kết quả thảo luận của nhóm, GV nhận xét, đánh giá quá trình HS thực hiện nhiệm vụ.

- GV chính xác hoá lại các nội dung kiến thức.

1. TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC VỚI GANTTPROJECT

Các phần mềm hỗ trợ QLDA đều cung cấp những tính năng nhằm hỗ trợ người dùng tăng năng suất làm việc như:

• Cho phép chia sẻ dữ liệu.

• Truy xuất các thông tin về dự án. 

Đây là những tính năng hữu ích giúp người QLDA có cái nhìn tổng thể về tình hình công việc chung cũng như cập nhật thông tin để làm báo cáo.

a) Chia sẻ dữ liệu 

- Chia sẻ dữ liệu ngày nay đã trở thành một nhu cầu thiết yếu với mọi dự án từ nhỏ đến lớn.

- Vai trò của việc chia sẻ dữ liệu trong QLDA:

• Giúp tăng cường khả năng truy cập thông tin về kế hoạch, tiến độ, tài liệu và dữ liệu chi tiết của dự án. 

• Hỗ trợ tính tương tác và hợp tác giữa các nhóm làm việc. 

• Dễ dàng quản lí tài nguyên như nguyên vật liệu, thiết bị và nhân lực. 

Đó cũng chính là lí do hiện nay, các phần mềm QLDA thường được phát triển trên nền tảng web hoặc sử dụng lưu trữ đám mây cùng với sự đảm bảo các quy tắc về bảo mật.

- Phiên bản GanttProject sử dụng để thực hành trong chuyên đề này chưa hỗ trợ dịch vụ đám mây miễn phí. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể chia sẻ dữ liệu dự án bằng cách sử dụng một dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí, chẳng hạn Google Drive.

- Cách chia sẻ dữ liệu bằng Google Drive:

Người QLDA tạo ra các thư mục dùng chung của dự án trên Google Drive (Hình 5.1), phân quyền truy cập, chỉnh sửa phù hợp cho các thành viên dự án. 

Thực hiện kết nối từng nhiệm vụ với thư mục dữ liệu liên quan tại trang General trong hộp thoại Task Properties (Hình 5.2).

- Một số công cụ và phương pháp có thể được sử dụng để chia sẻ dữ liệu trong nhóm dự án: thư điện tử, hội thảo trực tuyến, các nền tảng làm việc nhóm.

Bước 1: GV chuyển giao nhiệm vụ học tập

- HS tiếp tục thảo luận theo nhóm và trả lời các câu hỏi:

+ Báo cáo thông tin về một dự án gồm những thông tin cơ bản gì?

+ Theo em, vai trò của việc thực hiện báo cáo là gì?

+ Phần mềm GanttProject hỗ trợ tạo báo cáo như thế nào?

- GV yêu cầu HS vận dụng kiến thức vừa tìm hiểu, trả lời câu hỏi Củng cố tr.28 SGK:

Câu 1. Lấy một ví dụ để cho thấy chia sẻ dữ liệu giúp làm tăng năng suất làm việc của nhóm dự án.

Câu 2. Tại sao cần báo cáo dự án định kì?

Bước 2: HS thực hiện nhiệm vụ học tập

- HS tìm hiểu nội dung mục 1b SGK tr.27 – 28 sau đó trao đổi, thảo luận trả lời các câu hỏi mà GV đưa ra.

- GV quan sát và trợ giúp HS (nếu cần thiết).

Bước 3: Báo cáo kết quả hoạt động và thảo luận

- GV mời đại diện các nhóm báo cáo kết quả thảo luận.

- Các nhóm khác đưa ra ý kiến nhận xét.

Bước 4: Đánh giá kết quả, thực hiện nhiệm vụ học tập

- Từ kết quả thảo luận của nhóm, GV nhận xét, đánh giá quá trình HS thực hiện nhiệm vụ.

- GV chính xác hoá lại các nội dung kiến thức.

- GV chốt kiến thức trong Hộp kiến thức: 

GanttProject cung cấp một số tính năng hỗ trợ tăng năng suất làm việc như chia sẻ dữ liệu và tạo báo cáo tự động.

- GV chuyển sang nội dung Thực hành.

b) Chuẩn bị báo cáo

- Việc thực hiện các báo cáo định kì, báo cáo tổng kết là một trong những yêu cầu quan trọng trong hoạt động QLDA. 

- Báo cáo thông tin về một dự án gồm những thông tin cơ bản như tiến độ, nhân sự hay kinh phí,... 

- Vai trò của việc thực hiện báo cáo: 

• Kiểm soát được các rủi ro của dự án.

• Giúp xác định những thay đổi cần thiết để hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch ban đầu một cách hiệu quả và tiết kiệm các nguồn lực.

- GanttProject cung cấp tính năng tạo báo cáo tự động, giúp người QLDA có thể tạo ra báo cáo dưới các định dạng phổ biến (tệp .html hoặc pdf, tệp ảnh .png, tệp bảng tính .csv hoặc .xls) một cách nhanh chóng và thuận tiện. 

Ví dụ: Hình 5.3 là một số hình ảnh từ báo cáo được GanttProject xuất tự động dạng tệp .pdf.

a)

b)

Hình 5.3. Báo cáo tự động từ GanttProject

Hướng dẫn trả lời câu hỏi Củng cố tr.28 SGK:

Câu 1. Trong dự án Xây dựng Website Lớp 12A1, việc chia sẻ dữ liệu giúp làm tăng năng suất làm việc nhóm:

- Các thành viên trong nhóm có thể truy cập và làm việc trên cùng một bộ tài liệu và tài nguyên, giúp tiết kiệm thời gian.

- Làm việc trên cùng một nền tảng giúp các thành viên dễ dàng trao đổi thông tin.

- Dữ liệu luôn được lưu trữ và đồng bộ nên tránh sự mất mát thông tin.

Câu 2. Sự cần thiết của báo cáo dự án định kì:

- Giúp người QLDA cũng như các thành viên dự án có các thông tin tổng thể về dự án như tiến độ, nhân sự hay kinh phí,... một cách kịp thời.

- Giúp kiểm soát được các rủi ro của dự án, xác định những thay đổi cần thiết để hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch ban đầu một cách hiệu quả và tiết kiệm các nguồn lực.

HOẠT ĐỘNG CỦA GV - HS

DỰ KIẾN SẢN PHẨM

Nhiệm vụ 1: Chia sẻ dữ liệu trong nhóm

Bước 1: GV chuyển giao nhiệm vụ học tập

-  GV yêu cầu HS đọc kĩ yêu cầu của Nhiệm vụ 1 SGK tr.28 và thực hành cá nhân theo hướng dẫn.

Yêu cầu: Tạo các thư mục dữ liệu dùng chung của dự án trên Google Drive và sao chép đường liên kết của từng thư mục với các nhiệm vụ liên quan trong dự án (Bảng 5.1).

Bảng 5.1. Danh sách nhiệm vụ và thư mục dữ liệu

Hướng dẫn:

Truy cập Google Drive của em. Tạo thư mục Dự án Xây dựng video kỉ yếu lớp 12A1. Trong thư mục dự án, lần lượt tạo các thư mục như trên Bảng 5.1.

Khởi động phần mềm GanttProject.  

Mở tệp dự án Video kỉ yếu.gan.

Tạo kết nối.

Thực hiện với từng nhiệm vụ trong Bảng 5.1:

+ Trong giao diện biểu đồ Gantt, nháy đúp chuột vào tên nhiệm vụ để mở hộp thoại Task Properties.

+ Sao chép đường dẫn của thư mục tương ứng trong Google Drive.

+ Dán vào ô Web Link trong trang General hộp thoại Task Properties.

+ Nháy chuột vào biểu tượng  để kiểm tra kết nối.

+ Chọn OK để lưu và đóng hộp thoại.

Bước 2: HS thực hiện nhiệm vụ học tập

- HS tiếp nhận và thực hiện theo đúng hướng dẫn để hoàn thành Nhiệm vụ 1.

- Trong quá trình HS thực hành, GV quan sát, hỗ trợ, giải đáp các vướng mắc của HS.

- Khuyến khích HS tự tìm hiểu, khắc phục các lỗi (nếu có) khi sử dụng phần mềm.

Bước 3: Báo cáo kết quả hoạt động và thảo luận

- Nếu HS có vướng mắc trong quá trình thực hành, GV yêu cầu HS thảo luận, tìm giải pháp khắc phục. 

- HS báo cáo, chia sẻ giải pháp tìm được.

Bước 4: Đánh giá kết quả, thực hiện nhiệm vụ học tập

- GV nhận xét, kiểm tra kết quả thực hiện Nhiệm vụ 1 của HS.

- Nhiệm vụ 1 được gọi là hoàn thành khi: 

+ Tạo thành công thư mục Dự án Xây dựng video kỉ yếu lớp 12A1 trên Google Drive.

+ Tạo thành công các thư mục con như Bảng 5.1 trên Google Drive.

+ Tạo kết nối thành công từng thư mục con đó với nhiệm vụ tương ứng trong GanttProject.

2. THỰC HÀNH 

Nhiệm vụ 1: Chia sẻ dữ liệu trong nhóm

HS tạo được các thư mục con như Bảng 5.1 trong thư mục Dự án Xây dựng video kỉ yếu lớp 12A1 trên Google Drive.

HS khởi động được phần mềm GanttProject. 

HS mở được tệp dự án Video kỉ yếu.gan.

HS kết nối thành công từng thư mục con với nhiệm vụ tương ứng trong GanttProject.

Nhiệm vụ 2: Tạo báo cáo tự động

...................

Nhiệm vụ 2: Tạo báo cáo tự động

...................