Giáo án điện tử chuyên đề Tin học ứng dụng 12 cánh diều Bài 2: Đặt tiến độ và phân bổ nguồn lực cho các công việc của dự án

NHIỆT LIỆT CHÀO MỪNG CÁC EM ĐẾN VỚI BÀI HỌC MỚI

KHỞI ĐỘNG

Trong quá trình nhóm ZenTech triển khai dự án xây dựng "Fanpage trường THPT An Thọ", các thành viên đề nghị một số công việc cần nhiều thời gian thực hiện và nhiều người tham gia hơn. Trưởng nhóm cũng nêu ra những khó khăn khi theo dõi nhiệm vụ của từng thành viên. Theo em, phần mềm quản lí dự án cần có chức năng gì để giải quyết được những khó khăn đó?

BÀI 2.

ĐẶT TIẾN ĐỘ VÀ PHÂN BỔ

NGUỒN LỰC CHO CÁC CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN

BORCELLE

NỘI DUNG BÀI HỌC

Đặt tiến độ cho các công việc chính của dự án

Tạo ràng buộc về thứ tự giữa các công việc chính của dự án

Phân bổ nguồn nhân lực và chi phí cho dự án

Quản lí tiến độ dự án

1

ĐẶT TIẾN ĐỘ CHO CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA DỰ ÁN

Trong trang tính các công việc (Task Sheet) của dự án (Hình 1), bên cạnh tên các công việc chính (cột Task Name), có thể thiết lập thời gian hoàn thành từng công việc đó dựa trên: thời gian thực hiện (cột Duration) và thời điểm bắt đầu (cột Start). Hãy sử dụng MS Project để thiết lập thời gian hoàn thành cho các công việc chính của dự án “Fanpage trường THPT An Thọ" như ở Hình 1.

HOẠT ĐỘNG 1

Hướng dẫn

Bước 1: Mở danh sách công việc chính của dự án

Trong dải lệnh Task, mở danh sách từ lệnh Gantt Chart, chọn lệnh Task Sheet để mở danh sách các công việc chính của dự án.

Bước 2: Thiết lập thời gian hoàn thành cho các công việc

Với mỗi công việc chính:

• Nhập thời gian thực hiện (số ngày) vào cột Duration.
• Nhập thời điểm bắt đầu (thứ, ngày/tháng/năm) vào cột Start.

Trong trang tính các công việc (Hình 1), từ cột Task Mode có thể chọn một trong hai chế độ thiết lập tiến độ cho các công việc:

Chú ý

Ở chế độ nhập bằng tay, các thông tin như: thời gian thực hiện, thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc không được cập nhật tự động khi thay đổi các công việc.

Ở chế độ nhập tự động, các thông tin đó được tự động tính toán dựa trên sự phụ thuộc và ràng buộc giữa các công việc đã thiết lập.

Nhập bằng tay (manually scheduled)

Nhập tự động (auto scheduled)

2

TẠO RÀNG BUỘC VỀ THỨ TỰ GIỮA CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA DỰ ÁN

HOẠT ĐỘNG 2

Em có nhận xét gì về thời gian biểu thực hiện các công việc của dự án như đã nhập theo Hình 1 khi đối chiếu với thứ tự thực hiện chúng cho ở Bảng 1.

Hãy dùng MS Project để thiết lập các ràng buộc về thứ tự thực hiện giữa các công việc chính của dự án xây dựng "Fanpage Trường THPT An Thọ".

Bảng 1

Gợi ý trả lời

Ngày bắt đầu thực hiện các công việc 2 và 3 của dự án như đã nhập theo Hình 1 là không hợp lí so với Bảng 1.

Hướng dẫn thực hiện

Có bốn kiểu ràng buộc về thứ tự thực hiện các công việc chính trong dự án, đó là:

Finish-to-Start (FS).

Start-to-Start (SS).

Finish-to-Finish (FF).

Start-to-Finish (SF).

Các bước thiết lập ràng buộc về thứ tự thực hiện như bảng 1

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Chọn công việc chính cần tạo ràng buộc.

Lưu ý: Cách nhanh hơn để mở hộp thoại này là nháy đúp chuột vào tên công việc cần tạo ràng buộc.

Chọn công việc ràng buộc với công việc ở Bước 1.

Chọn kiểu ràng buộc giữa hai công việc.

Mở danh sách các công việc.

• Nháy chuột vào ô chứa tên công việc cần tạo ràng buộc. Từ dải lệnh Task, chọn lệnh Information để mở hộp thoại Task Information.

Bước 1

Chọn công việc chính cần tạo ràng buộc.

Trong hộp thoại Task Information:

• Chọn thẻ Predecessors.
• Trong cột Task Name, lựa chọn công việc cần liên kết ràng buộc (Hình 2a).

Bước 2

Chọn công việc ràng buộc với công việc ở Bước 1.

Bước 3

Chọn kiểu ràng buộc giữa hai công việc.

Ở cột Type chọn kiểu ràng buộc (Hình 2b), mã kiểu ràng buộc sẽ xuất hiện ở cột Predecessors

3

PHÂN BỐ NGUỒN NHÂN LỰC VÀ CHI PHÍ CHO DỰ ÁN

Nguồn lực của dự án là gì? Nguồn lực của dự án thường bao gồm các yếu tố nào?

Nguồn lực của dự án là các yếu tố cần thiết để hoàn thành mục tiêu và tiến độ của dự án.

Nguồn lực của dự án thường bao gồm:

Thời gian (time).

Nguyên vật liệu (materials).

Tài chính (finance), thông tin và dữ liệu (information and data).

Nhân lực (human), máy móc và thiết bị (machine and equipment).

Trong phạm vi dự án xây dựng "Fanpage Trường THPT An Thọ” sử dụng MS Project, chủ yếu tập trung vào quản lí ba loại nguồn lực:

Nhân vật

Chi phí cho dự án

Nguyên vật liệu

Sau khi thiết lập bảng các công việc chính và thời gian hoàn thành tương ứng, nhóm ZenTech cần phải phân bổ công việc cho từng thành viên và tính toán chi phí cần thiết. Hãy sử dụng MS Project để giúp nhóm ZenTech nhập thông tin về phân bổ nguồn nhân lực và chi phí cho dự án như được chỉ ra ở Bảng 2.

HOẠT ĐỘNG 3

Bảng 2. Phân bố nguồn nhân lực và chi phí dự án

Hướng dẫn thực hiện

a) Nhập danh sách nguồn nhân lực và chi phí cho dự án

Bước 1

Bước 2

Mở bảng danh sách nguồn nhân lực

Resource Name: nhập tên thành viên; Type: chọn Work (kiểu nguồn nhân lực là “công việc”); Max: chọn % nguồn nhân lực có thể cung cấp cho dự án; Std. Rate: nhập giá trị thanh toán, ví dụ 116,220.00 (MS Project tự động điền đ/day, được hiểu là VNĐ/1 ngày) như ở Bảng 2.

Bước 1

Bước 2

Mở danh sách các công việc chính của dự án

Gán nguồn nhân lực cho từng công việc

Sau khi đã nhập xong danh sách công việc, đặt tiến độ thời gian, ràng buộc và phân bổ nguồn lực cho dự án, cần thực hiện việc Set Baseline để lưu các thông tin ban đầu của dự án, sử dụng làm cơ sở để so sánh, đánh giá tiến độ dự án sau này.

Chú ý

b) Phân bổ nguồn nhân lực cho từng công việc chính của dự án

• Resource Name: nhập tên thành viên, chọn các mục Type, Max, Std. Rate.

a) Nhập danh sách nguồn nhân lực và chi phí cho dự án

Thực hành

Bước 1

Mở bảng danh sách nguồn nhân lực

Trên dải lệnh View (1), chọn lệnh Resource Sheet (2).

Bước 2

Nhập thông tin nguồn nhân lực và chi phí cho dự án

• Nhập thông tin các thành viên của dự án (Hình 4).

b) Phân bổ nguồn nhân lực cho từng công việc chính của dự án

Bước 1

Mở danh sách các công việc chính của dự án

Trong dải lệnh Task, mở danh sách từ lệnh Gantt Chart, chọn lệnh Task Sheet để mở danh sách các công việc chính của dự án.

Với mỗi công việc thực hiện:

• Nháy chuột vào tên công việc rồi từ dải lệnh Resource, chọn lệnh Assign Resources.

Bước 2

Gán nguồn nhân lực cho từng công việc

• Chọn tên từng người sẽ thực hiện công việc đó rồi nhập dữ liệu cho các cột Units (đơn vị tính) và Cost (chi phí). Chọn nút lệnh Assign để kết thúc.

Để lưu các thông tin đã thiết lập cho dự án: Trong Project\Schedule Set Baseline (1),

• chọn Set baseline (2),
• chọn Entire project (3) để lưu trữ toàn bộ công việc của dự án hoặc chọn Selected tasks (4) để lưu trữ công việc đã chọn. (Hình 6).

4

QUẢN LÍ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

Bạn Nam (nhóm trưởng) cần theo dõi tiến độ thực hiện dự án để có thể điều chỉnh các công việc sao cho dự án được hoàn thành đúng theo kế hoạch. Hãy sử dụng MS Project để giúp Nam thực hiện xem và có thể điều chỉnh các thông tin về chi phí, tiến độ thực hiện từng công việc và thống kê chung về dữ liệu của dự án.

HOẠT ĐỘNG 4

------------------------------

----------------- Còn tiếp ------------------