Giáo án chuyên đề Tin học ứng dụng 12 cánh diều Bài 3: Chia sẻ dữ liệu, trao đổi thông tin và chuẩn bị báo cáo cho dự án

HOẠT ĐỘNG CỦA GV - HS

DỰ KIẾN SẢN PHẨM

Bước 1: GV chuyển giao nhiệm vụ học tập

- GV cho HS thảo luận theo bàn, đọc và tìm hiểu nội dung mục 1 SGK thực hiện Hoạt động 1:

Nhóm ZenTech cần chia sẻ tài liệu và trao đổi thông tin khi thực hiện các công việc của dự án, ví dụ chia sẻ ảnh, video và bài viết về trường. Hãy sử dụng MS Project và công cụ cần thiết để giúp nhóm thực hiện các yêu cầu này

- GV hướng dẫn:

+ Khi làm việc trực tuyến, mỗi nhóm thành viên của dự án chia sẻ tài liệu trong một thư mục dùng chung. Thư mục này được tạo trên dịch vụ điện toán đám mây, ở đây chọn dịch vụ Google Drive. MS Project hỗ trợ điều này bằng cách cho phép gán từng công việc của dự án với đường liên kết đến thư mục dùng chung. Bên cạnh đó, còn có thể gắn địa chỉ email của từng thành viên để giúp trao đổi thông tin hoặc gửi tệp đính kèm qua email.

+ Hướng dẫn: Chia sẻ tài liệu lên thư mục dùng chung cho từng công việc dự án.

+Hưỡng dẫn: Sử dụng MS Project để trao đổi thông tin và gửi tệp đính kèm.

- GV chú ý:

+ Đường link của thư mục trên Google Drive có thể rút gọn bằng cách sử dụng các công cụ trực tuyến như https://www.shorturl.at/ hoặc các công cụ khác giúp việc gửi đường link này đến các thành viên khác dễ dàng hơn.

+ Đặc biệt, khi thực hiện thao tác gửi email trong cửa sổ Assign Resources, cần nhập đúng địa chỉ email của người nhận, có thể thêm email của các thành viên khác vào mục “CC...", nhập đầy đủ tiêu đề và nội dung email.

– Hoạt động chia sẻ dữ liệu và trao đổi thông tin yêu cầu bắt buộc máy tính phải kết nối Internet.

Bước 2: HS thực hiện nhiệm vụ học tập

- HS tìm hiểu nội dung mục 1 SGK sau đó trao đổi, thảo luận trả lời các câu hỏi mà GV đưa ra.

- GV quan sát, hướng dẫn, hỗ trợ HS (nếu cần thiết).

Bước 3: Báo cáo kết quả hoạt động và thảo luận

- GV mời đại diện các nhóm báo cáo kết quả thảo luận.

- GV mời HS khác nhận xét, bổ sung. 

Bước 4: Đánh giá kết quả, thực hiện nhiệm vụ học tập

- Từ kết quả thảo luận của nhóm, GV nhận xét, đánh giá quá trình HS thực hiện nhiệm vụ.

- GV chính xác hoá lại các nội dung kiến thức.

1. Chia sẻ tài liệu và trao đổi thông tin

Hướng dẫn

a) Chia sẻ tài liệu lên thư mục dùng chung cho từng công việc dự án

Bước 1. Tạo và chia sẻ thư mục dùng chung trên Google Drive

- Tạo và tải các tài liệu lên thư mục dùng chung trên Google Drive. 

- Chia sẻ thư mục chứa dữ liệu dùng chung:

+ Chọn thư mục cần chia sẻ, nháy chuột phải vào thư mục, chọn Share.

+ Trong hộp thoại Share item:

• Chọn lệnh Anyone with the link.

• Chọn lệnh Copy link để sao chép liên kết vào bộ nhớ tạm, sẵn sàng chia sẻ.

Bước 2. Gắn đường liên kết đến thư mục dùng chung

- Chuyển sang MS Project và mở dự án cần làm việc.

- Ở cột Task Name, nháy chuột phải vào tên công việc cần gán đường liên kết (1), chọn lệnh Hyperlink (2) (Hình la).

- Hộp thoại Insert Hyperlink xuất hiện, chọn lệnh Existing File or Web Page (3). 

Sao chép đường liên kết đã tạo ở Bước 1 vào trong hộp Address (4) (Hình 1b).

b) Sử dụng MS Project để trao đổi thông tin và gửi tệp đính kèm

Bước 1. Gán địa chỉ email của từng thành viên vào công việc mà thành viên đó tham gia

- Ở cột Task Name, nháy chuột vào tên công việc cần gán địa chỉ thành viên tham gia.

- Trong dải lệnh Resource, chọn lệnh Assign Resources (1).

- Nháy đúp chuột vào tên thành viên cần gán địa chỉ email (2)

- Nhập địa chỉ email của thành viên đó vào ô Email. (3)

Bước 2. Chia sẻ thư mục dùng chung và trao đổi thông qua email

- Mở hộp thoại Assign Resources (1) 

- Di chuyển chuột qua tên thành viên cần gửi mail (2), biểu tượng gửi email xuất hiện (Hình 3a), nháy chuột vào biểu tượng để gửi email.

- Hộp thoại gửi email xuất hiện. (Hình 3b).

HOẠT ĐỘNG CỦA GV - HS

DỰ KIẾN SẢN PHẨM

Bước 1: GV chuyển giao nhiệm vụ học tập

- GV cho HS tìm hiểu mục 2 và trả lời câu hỏi:

MS Project cung cấp dạng báo cáo cơ bản nào?

- HS thực hiện yêu cầu Hoạt động 2:

Bản báo cáo về hiện trạng dự án sẽ giúp đánh giá tính hiệu quả và chất lượng dự án, phát hiện những vấn đề nảy sinh để tìm giải pháp khắc phục. Hãy dùng MS Project để chuẩn bị báo cáo về hiện trạng của dự án đang làm việc.

- GV hướng dẫn:

+ Cách đưa ra báo cáo dạng biểu đồ.

- GV giải thích cho HS hiểu thêm các báo cáo chuẩn của MS Project ví dụ như là báo cáo tiến độ chung của dự án, báo cáo lịch trình các công việc, báo cáo về việc sử dụng tài nguyên và các công việc.

Dạng báo cáo đồ thị (Visual Reports), gồm có các loại báo cáo sau: (Bảng dưới).

- GV lưu ý:

Cách chỉnh lại font tiếng Việt cho tiêu đề các cột như Hình 1* sẽ giúp tiêu đề các cột trong báo cáo không bị lỗi font chữ. Cách chỉnh là gõ lại tiêu đề bằng tiếng Việt trong sheet bên cạnh là Assignment Usage, khi đó tiêu đề của biểu đồ bên cạnh sheet là Chart1 sẽ tự động cập nhật lại. (Hình 1* phía dưới).

- GV hướng dẫn:

+ Cách đưa ra báo cáo dạng biểu đồ kèm bảng số liệu.

+ Cách đưa ra báo cáo do người dùng tự định nghĩa.

+ In báo cáo.

- GV  

+ Kiến thức cần biết: Cách lấy đường liên kết đến thư mục dùng chung đã gán cho mỗi nhiệm vụ; cách chỉnh sửa, định dạng báo cáo.

Bước 2: HS thực hiện nhiệm vụ học tập

- HS tiếp nhận và thực hiện nhiệm vụ theo đúng hướng dẫn để hoàn thành yêu cầu.

- Trong quá trình HS thực hành, GV quan sát, hỗ trợ, giải đáp các vướng mắc của HS.

Bước 3: Báo cáo kết quả hoạt động và thảo luận

- Nếu HS có vướng mắc trong quá trình thực hành, GV yêu cầu HS thảo luận, tìm giải pháp khắc phục. 

- HS báo cáo, chia sẻ giải pháp tìm được.

Bước 4: Đánh giá kết quả, thực hiện nhiệm vụ học tập

- Từ kết quả thảo luận của nhóm, GV nhận xét, đánh giá quá trình HS thực hiện nhiệm vụ.

- GV chính xác hoá lại các nội dung kiến thức.

- GV tóm tắt kiến thức bài học:

+ Sau khi tạo lập tài nguyên dùng chung trên Google Drive và xuất ra liên kết đến nó, có thể sử dụng MS Project để gán liên kết này cho từng công việc chính của dự án, từ đó cài đặt trao đổi thông tin và chia sẻ tài liệu thông qua địa chỉ email.

+ MS Project hỗ trợ tạo và in báo cáo dưới dạng (kết hợp hoặc không kết hợp) biểu đồ và bảng số liệu.

2. Chuẩn bị báo cáo cho dự án

MS Project cung cấp ba dạng báo cáo cơ bản:

+ Báo cáo dạng biểu đồ (Visual Report), 

+ Báo cáo dạng biểu đồ kèm bảng số liệu (Report), 

+ Báo cáo do người dùng tự định nghĩa (New report). 

Hướng dẫn thực hiện:

a) Cách đưa ra báo cáo dạng biểu đồ

- Trong dải lệnh Report, chọn Visual Reports Export.

- Chọn một dạng báo cáo, nháy nút lệnh View. (Hình 4a)

- Ứng dụng Excel được tự động chạy và tạo báo cáo theo dạng đã chọn (Hình 4b).

b) Cách đưa ra báo cáo dạng biểu đồ kèm bảng số liệu 

Trong dải lệnh Report, mở danh sách từ lệnh Costs  và chọn lệnh Task Cost Overview. 

c) Cách đưa ra báo cáo do người dùng tự định nghĩa

Ví dụ tạo báo cáo kết hợp giữa bảng số liệu và biểu đồ như sau:

- Chọn dải lệnh Report,  chọn lệnh New Report, chọn lệnh Table, đặt tên báo cáo là “Báo cáo kết hợp".

- Từ dải lệnh Design, chọn lệnh Chart rồi chọn loại biểu đồ (Hình 6).

d) In báo cáo

Từ bảng chọn File, chọn lệnh Print, lựa chọn các tham số in (tên máy in, số trang, hướng in,..) và nhấn lệnh in.

Kiến thức cần biết:

- Cách lấy đường liên kết đến thư mục dùng chung đã gán cho mỗi nhiệm vụ:

Nháy chuột phải vào tên nhiệm vụ, chọn lệnh Hyperlink (1), chọn lệnh Copy Hyperlink (2) (Hình 7).

- Cách chỉnh sửa, định dạng báo cáo: 

Nháy chuột vào đối tượng phù hợp trên biểu đồ và chọn Show Field List (Hình 8a). Vùng Field List sẽ xuất hiện (Hình 8b), giúp chỉnh sửa thêm, bớt cột trong bảng dữ liệu hoặc dùng các bộ lọc.